17 نکته خرید سیستم کنفرانس و تجهیزات صوتی

قیمت سیستم سالن کنفرانس و تجهیزات صوتی

برای تعیین مقدار هزینه‌های راه‌اندازی سالن کنفرانس، قیمت سیستم کنفرانس و تجهیزات صوتی باید چند هزینه را باهم جمع نمایید. چک‌لیست برای شناسایی بهترین سیستم کنفرانس و درنظرگرفتن قیمت سیستم کنفرانس ارائه شده است. باتوجه‌به قیمت دلار هزینه‌ها ثابت نبوده و قیمت مشخصی برای هر یک از گزینه‌ها تعیین نمی‌شود. بااین‌حال با داشتن آگاهی از هزینه‌های پیشرو انتخاب بهتری در زمان خرید سیستم کنفرانس خواهید داشت.

1. هزینه‌های اولیه طراحی سالن کنفرانس

این قسمت شامل موارد زیادی می‌شود که به صوت اختصار بیان می‌کنم:

• مشاوره و طراحی سیستم کنفرانس
• قیمت و خرید سیستم کنفرانس مناسب
• قیمت و خرید سیستم صوت جانبی سالن کنفرانس
• قیمت سیستم صوت حرفه‌ای
• طراحی سالن کنفرانس (سیستم آکوستیک برای دیوارها، کف و سقف، نورپردازی)
• قیمت تجهیزات صوتی (کابل، باکس VSP، اسپلیتر، اتصالات و رک)
• دکوراسیون داخلی (میز و صندلی مناسب سالن کنفرانس، پرده، موکت و دکوراسیون دیوار)

هرکدام از این موارد باتوجه‌به تعداد افراد حاضر در سالن سنجیده شده و از بهترین گزینه‌ها برای شما استفاده خواهد شد. طراحان سالن کنفرانس سایت MEHMOONIVIP.COM آماده ارائه مشاوره و راهنمایی شما برای آگاهی از قیمت و خرید سیستم کنفرانس و تجهیزات صوتی هستند.

2.  هزینه‌های ماهانه تعمیر و نگهداری

برای کم‌کردن هزینه‌های نصب، پس از راه‌اندازی می‌توانید از سیستم کنفرانس‌های با برند معتبر استفاده نمایید. استفاده از تجهیزات صوتی باکیفیت، زمان استفاده از محصولات را افزایش می‌دهد. سیستم‌هایی که متصل به شبکه می‌شوند می‌توانند هزینه‌های بعدی (تعمیر کابل، سیستم‌های اتصال، اسپلیتر) را کاهش دهند. 

2. حداکثر تعداد کاربران حاضر در جلسه

ممکن است سالن کنفرانس کوچک برای مجموعه شما کافی باشد و لی در شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها سالن‌های کنفرانس بزرگ طراحی می‌شوند. این سالن‌ها برای حداقل 50 نفر در نظر گرفته می‌شوند. در بعضی موارد در کنار میز کنفرانس از میز و صندلی‌های جدا از صندلی کنفرانسی در نظر گرفته می‌شود تا زمانی که تعداد مهمان‌ها بیشتر از حد انتظار شد، صندلی‌هایی از قبل، برای نشستن آنها در نظر گرفته شده باشد.

2. پهنای باند موردنیاز برای سرویس ویدئویی بهینه

استفاده هم‌زمان از یک مودم در صورتی ممکن است که از قبل پهنای باند مناسب و البته مودمی با قابلیت اتصال بالا در نظر گرفته باشد، اگر سیستم کنفرانس ویدئویی انتخاب شما نیست، حتماً از مواردی برای اشتراک‌گذاری تصویر از طریق سرویس‌های ویدئویی در سالن کنفرانس خود را در نظر بگیرید، تا در صورت نیاز به ویدئو کنفرانس بهترین اجرا را داشته باشید.

5 - اشتراک‌گذاری مطالب با استفاده از مانیتورهای روی میز کنفرانس، تلویزیون یا پرده نمایش روی دیوار یا وال ال‌ای‌دی انجام می‌شود.

 -6 ضبط‌کردن جلسات به‌خصوص برای کلاس‌های درس و ویدئو کنفرانس در پیش برد کارهای شما بهترین روش خواهد بود. برای این مورد می‌توانید از رکوردر ضبط صدا یا رکوردر تصویر استفاده نمایید. برای کاهش هزینه‌ها می‌توانید (اگر لازم نیست) از مانیتورهای باکیفیت کم‌تر استفاده کنید که با قیمت مناسب‌تری در بازار موجود هستند. حتماً در زمان خرید مانیتور از امکان اتصال به اینترنت مطمئن شوید. در زمان خرید تجهیزات سالن کنفرانس به قابلیت اتصال به اینترنت آنها دقت کنید.

 -10 بهترین سیستم سالن کنفرانس سیستمی است که شما به‌عنوان کاربر بتوانید به‌راحتی از آن استفاده نمایید و در زمان راه‌اندازی دچار مشکل نشوید. سعی کنید در زمان خرید سیستم سالن کنفرانس سهولت در راه‌اندازی (هر چه ساده‌تر و شهودی‌تر، بهتر) مدنظر قرار دهید.

 -11 از برندهای معروف و شناخته شده خرید نمایید. می‌توانید با گردش در اینترنت و مشاهده شرکت‌های معتبر ارائه‌دهنده سیستم کنفرانس،  تحقیق کنید. بازدید از محل اجرای پروژه سیستم کنفرانس و گفتگو با افراد حقیقی استفاده‌کننده از سیستم‌های پیشنهادی از دیگر گزینه‌ها برای قبل خرید سیستم کنفرانس و تجهیزات سالن کنفرانس به شمار می‌آید. از جمله این سیستم‌ها می‌توانید به سیستم کنفرانس سنهایزر، کنسول شرکت کننده بوش و یونیت کنفرانس تلویک اشاره کرد.

 -12 برای استفاده از خدمات پس از فروش و گارانتی و تعمیرات همیشه با یک شرکت همکاری کنید تا در آینده در صورت نیاز بتوانید از خدمات آنها بهره ببرید. قبل از خرید صوت جانبی سالن کنفرانس آن را چک نمایید و از کیفیت صدای محصولات ارائه شده مطمئن شوید.

کنترل کیفی محصولات قبل از خرید تجهیزات سالن کنفرانس و یا سیستم های صوتی دیگر مانند: آمفی‌تئاتر، کلاس درس و سالن همایش در هزینه‌های نهایی تأثیر مستقیم خواهد داشت. (همکاران ما با استفاده از برنامه‌های کامپیوتری تصویرسازی سه‌بعدی برای تعیین تعداد و توان بلندگو موردنیاز سالن را تخمین می‌زنند. در صد خطا در این موارد تقریباً برابر صفر هست. با این روش از انتخاب بلندگو و سیستم‌های صوتی دیگر مطمئن خواهیم بود و هزینه‌های بعدی برای جبران پوشش صدایی کل سالن را کاهش خواهیم داد.)

 -13  سیستم صوت سالن کنفرانس را نیز از شرکت‌های معتبر و ترجیحاً از ارائه‌دهنده سیستم کنفرانس تقاضا کنید. (در صورت نیاز به مشاوره یا خدمات پس از فروش می‌توانید از یک نیرو برای راهنمایی استفاده کنید که در کاهش هزینه بسیار مؤثر خواهد بود).

 -14 گارانتی تجهیزات سالن کنفرانس از گزینه‌های بسیار مهم است که باید در تمام قسمت‌ها و تجهیزات سالن کنفرانس از آن استفاده نمایید. گارانتی همیشه برای تعمیر سیستم کنفرانس استفاده نمی‌شود. گاهی ممکن است اتصال به یونیت مرکزی یا منبع تغذیه قطع شود و شما نیاز به یک نیروی ماهر و آموزش‌دیده داشته باشید تا راهنمایی شوید. بهترین گزینه در این موارد استفاده از خدمات پس از فروش است. (محصولات صوتی داس Das audio  یا یک سال گارانتی و دو سال خدمات پس از فروش در بازار به فروش می‌رسند.) در بعضی موارد هم ممکن است نیاز به راهنمایی برای راه‌اندازی سیستم داشته باشید و یا نیروی جدید کاری شما، اطلاعات کافی برای سیستم کنفرانس نداشته باشد در تمامی این موارد می‌توانید با نیروی پشتیبانی خود تماس بگیرید و از راهنمایی آنها بهره ببرید. (شرکت سیما صوت ایرانیان، از جمله کمپانی‌های ارائه‌دهنده تجهیزات سالن کنفرانس هستند که می‌توانید با خیالی آسوده از معتبر بودن برند سیستم کنفرانس و تجهیزات سالن کنفرانس حرفه‌ای همراه با گارانتی و خدمات پس از فروش اقدام به خرید از آنها نمایید. - برای نمایش پروژه‌ای‌های سیستم کنفرانس سیما صوت ایرانیان کلیک کنید -)

 -15  مسائل امنیتی - دردسترس‌بودن رمزهای عبور و سایر اقدامات امنیتی مربوط به سخت‌افزار و نرم‌افزار، محیط داخلی - اگر اطلاعات داخلی دارید.

 -16 خدمات ابری

 -17  نیازهای خاص صنعت و تجارت شما، مانند تفسیر زبان اشاره، ترجمه هم‌زمان یا سایر مسائل خاص

تجهیزات سالن کنفرانس برای رشته‌ای خاص

چک‌لیست ارائه شده برای خرید یک سیستم کنفرانس حرفه‌ای به شما کمک خواهد کرد، بسته به حوزه کاری خودروی گزینه‌ای که مختص شماست دقت بیشتری به خرج دهید و وضعیت بهتری برای سالن کنفرانس ایجاد نمایید. موارد بیشتری به آن اضافه کنید و دقیق‌تر تصمیم بگیرید. ممکن است شما از ویدئو کنفرانس برای مقاصد پزشکی، برای ارتباط با پزشکان و متخصصان از راه دور استفاده کنید، و ممکن است به تجهیزات تخصصی، از جمله دستگاه‌های تصاویر اولتراسوند پزشکی، اتوسکوپ‌ها و ویدئو آندوسکوپ نیاز داشته باشید، آنها را به چک‌لیست خود اضافه کنید. در کنار سیستم های کنفرانس ویدئویی فراموش نکنید که سیستم های تلفن ساده را نیز در نظر بگیرید که برای کنفرانس‌هایی با شرکت‌کنندگان کم مفید است.

 اتاق کنفرانسی که همه چیزهایی را برای یک کنفرانس ویدئویی باکیفیت تجاری نیاز دارد، تجهیز نمایید. برای داشتن یک ویدئو کنفرانس موفق، همه شرکت‌کنندگان باید تجهیزات مناسب داشته باشند (نه فقط شما). برای مثال، می‌توانید یک کنفرانس ویدئویی آموزشی را ضبط کنید، اما طرف‌های دیگر باید تنظیمات مناسبی برای تماشای آن داشته باشند، در غیر این صورت این فرایند مؤثر نخواهد بود.